La route vers l’automatisation intelligente La Robotic Process Automation n’est pas une nouvelle mode vouée à disparaître. Cette technologie mature a prouvé son efficacité. En outre, la RPA est aisée à implémenter et porte rapidement ses fruits. Franchissez dès aujourd’hui la première étape de votre voyage vers l’automatisation intelligente!
Édition 38

La robotisation et l’intelligence artificielle

La Robotic Process Automation est une manière d’automatiser des processus à l’aide de robots logiciels. Aujourd’hui, elle se pratique surtout avec des bots "idiots" que l’utilisateur doit configurer lui-même et qu’il faut paramétrer. Ces bots assument des processus opérationnels simples tels que le scanning et l’enregistrement de factures, la mise à jour de bases de données et l’exécution des paiements nécessaires.

De 1990 à aujourd’hui

La RPA n’existe pas encore en tant que telle. Naturellement, des ordinateurs, logiciels et plateformes robotisées automatisent déjà certains processus afin de réduire les coûts opérationnels, mais leur implémentation est souvent complexe, longue et coûteuse.
1990
Plusieurs solutions logicielles permettent aux utilisateurs d’automatiser eux-mêmes des processus simples et de gérer des flux de tâches. La RPA est utilisée pour rationaliser des processus opérationnels répétitifs basés sur des règles, mais l’implémentation demeure complexe et le logiciel est encore incapable de gérer les exceptions.
2000
La RPA gagne lentement en popularité, surtout au sein d’entreprises qui opèrent avec une très grande quantité de processus répétitifs. La RPA peut être utilisée pour des tâches complexes et s’accompagne d’une convivialité accrue.
2010
La RPA fait son entrée au sein d’un large éventail d’entreprises, en particulier dans le back-office des compagnies d’assurances, des organismes de soins de santé et des institutions financières. Dorénavant, l’utilisateur automatise lui-même aisément de nouvelles tâches dans les contextes existants.
Aujourd’hui
  1. 1Plate-formes robotisées
  2. 2Solutions logicielles
  3. 3Robotique:plus complexe et conviviale
  4. 4Entrée dans le back-office

Pas à pas vers l’intelligence artificielle

Le voyage vers l’automatisation intelligente trouve son origine dans l’automatisation de processus simples pour aboutir à la future version mature de l’intelligence artificielle. Avez-vous déjà franchi la première étape?

1 2 3 5 6 7 8 9 4 FROM TO

RPA

Automatisation de processus standardisés sur la base d’informations structurées et prévisibles.

Les robots prennent en charge les actions répétitives des travailleurs.

Exemple:
réception des commandes d’achat par e-mail et saisie des commandes dans le système.

X=23 X=Bx2 X=192

Machine Learning simple

Automatisation de processus standardisés à partir d’informations imprévisibles mais structurées.

Les robots peuvent prendre des décisions simples en apprenant à partir d’une exploration des données (datamining) du passé.

Exemple:
prévoir les besoins futurs des clients sur la base de l’historique des commandes.

Cognitive Computing

Interprétation d’informations non structurées via l’exploration de données, reconnaissance de modèles et traitement de langage naturel.

Des robots exécutent des tâches de réflexion analytique simples.

Exemple:
un chatbot répond aux questions des clients, apprend en permanence et offre des réponses de plus en plus précises.

MATCH 96% JOB JOB

Intelligence artificielle

Des solutions d’automatisation intelligentes prennent des décisions et donnent des ordres à des services automatisés intelligents qui exécutent les décisions.

Exemple:
face à un poste vacant, le système identifie les compétences exigées sur la base d’informations historiques, puis publie automatiquement une annonce pour le poste vacant sur les sites adéquats, analyse les CV et profile les candidats sur la base des informations présentes sur les médias sociaux. Ensuite, les candidats sont analysés et des chatbots fixent des rendez-vous.

Les neuf atouts de la RPA

Inéluctable pour les entreprises, le changement a deux principaux moteurs: les technologies numériques et l’intelligence artificielle. La RPA est une manière accessible de se lancer dans cette aventure. L’implémentation en est aisée, et les avantages nombreux.

1Accélération de la vitesse des processusLa RPA est nettement plus rapide que l’être humain dans le traitement de transactions simples et répétitives.
2Précision accrueLa RPA commet beaucoup moins d’erreurs que le traitement manuel.
3Disponibilité élevéeLes logiciels robots sont disponibles nuit et jour, sept jours sur sept, et ne souffrent pas d’absentéisme.
4Réduction des coûtsLes frais de licence des robots logiciels sont nettement inférieurs au coût moyen des collaborateurs.
5Traçabilité éprouvéeIl est possible de créer une trace d’audit exhaustive pour toutes les actions entreprises par des robots.
6FlexibilitéActiver et désactiver la capacité de robots s’avère très simple. Les périodes de creux et de pics d’activité sont ainsi beaucoup plus faciles à gérer.
7Implémentation aisée La RPA est une technologie légère et implémentable en sus de l’architecture informatique existante. La mise en application nécessite des compétences pratiques nettement réduites par rapport aux projets informatiques typiques.
8Return importantLa RPA permet généralement d’économiser 20 à 25% d’heures de travail. Dans la mesure où l’implémentation ne prend généralement que quelques semaines, les gains sont rapides, et les investissements initiaux souvent amortis dans l’année.
9Première étape vers l’automatisation intelligente Outre les gains rapides, un projet RPA prépare d’emblée l’entreprise aux prochaines étapes de son voyage vers l’automatisation intelligente. Vous trouverez de plus amples informations sur ce parcours ici.

RPA: ce qu’en pensent les CFO belges

Les départements financiers sont appelés à jouer un rôle de pionnier dans l’implémentation de la RPA. C’est du moins l’opinion de plus de trois quarts des CFO belges. Qui, paradoxalement, se montrent trop hésitants dans la pratique. Thierry Mortier, associé expert en robotique chez EY, commente les conclusions du Baromètre des CFO, un sondage d’EY et CFO Magazine.

"Compte tenu des possibilités qu’offre la RPA, nous observons surtout de l’intérêt dans les départements financiers", avance Thierry Mortier. Qu’ils soient le berceau de la robotisation des processus est somme toute logique. Les départements financiers se caractérisent en effet par de nombreuses tâches répétitives, et les règles et processus y sont très importants. "Voici précisément le type d’environnement dans lequel une automatisation par des robots logiciels présente le plus d’avantages", poursuit l’expert en robotique. La RPA est particulièrement prisée des structures présentant des back-offices importants, telles que les institutions financières, les organismes de soins de santé et les compagnies d’assurances.

Première étape

Plus de 40% des CFO interrogés ont déjà franchi les premières étapes dans la robotisation de processus répétitifs et standardisés. Les CFO manifestent une préférence marquée pour l’automatisation de processus propres, afin de libérer du temps pour d’autres priorités.

Si vous envisagez d'investir dans la RPA, dans quels délais pensez-vous franchir les premières étapes?

41,9%Les premières étapes ont déjà été franchies
29%Dans un an
6,5%Dans deux ans
12,9%Dans cinq ans
3,2%Dans dix ans
6,5%Je ne sais pas

‘Les départements financiers se caractérisent par de nombreuses tâches répétitives, et les règles et processus y sont très importants.’ — Thierry MortierThierry Mortier, associé Advisory chez EY

Plus surprenant: moins de 30% des répondants ont libéré un budget pour la RPA. Selon Thierry Mortier, ceci prouve que de trop nombreux CFO considèrent encore la RPA comme relevant de la science-fiction.

Quelque 23% des participants à l’enquête n’envisagent pas d’implémenter la RPA. Cela s’explique souvent par l’externalisation d’une série de processus, par une standardisation poussée ou par l’échelle réduite de l’entreprise.

 

Disposez-vous déjà d’un budget d’investissement en robotisation?

62,8% NON
27,9% OUI
9,3% Je ne sais pas

La politique de l’autruche

"Certains CFO continuent également à pratiquer la politique de l’autruche", complète Thierry Mortier. "Dans certains cas, ils travaillent toujours avec d’anciennes recettes comme des macros Excel et des machines à calculer." Cette "peur de l’eau froide" est regrettable, car la RPA est très éloignée des grands exercices d’implémentation dans lesquels des entreprises consacrent parfois des années à aligner leurs processus et systèmes.

Aujourd’hui, il est possible de robotiser une série de processus en deux semaines, pour ensuite tester la solution et la déployer dans l’entreprise. "Avec une bonne preuve de concept, vous susciterez rapidement l’adhésion du reste de l’entreprise", affirme l’expert d’EY.

 

Si la RPA reprenait une partie des tâches répétitives, comment pensez-vous apporter de la plus-value?

4,8% Meilleures décisions
4,8% Décisions plus rapides
7,1% Participation aux réflexions stratégiques
16,7% Avance concurrentielle
66,7% Plus de temps pour les priorités
Les CFO et leurs collaborateurs redoutent parfois que les robots vident l’aspect humain du travail. "C’est un mythe!", rétorque Thierry Mortier. "L’automatisation de tâches répétitifs et l’augmentation de l’efficacité permettent précisément aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches qui apportent véritablement de la valeur ajoutée. Les robots offrent aux êtres humains la possibilité d’être encore plus humains. La RPA est donc l’outil tout indiqué pour attirer et conserver le talent."

À vos yeux, quel département tirerait le plus profit de la RPA?

L’utilisation de la RPA peut représenter un véritable avantage compétitif, avec un impact considérable sur la base des coûts, surtout dans le domaine de la finance et d’autres fonctions administratives. "Il ne s’agit pas d’un énième gadget numérique mais d’une technologie éprouvée, mature, qui permet à l’entreprise de franchir une étape structurelle dans son voyage vers l’automatisation intelligente. En outre, l’investissement dans un projet RPA est généralement amorti dans l’année."

59,5% Finance et administration générale
33,3% Opérations
2,4% Logistique
2,4% HR
2,4% Autre

Êtes-vous prêts pour les logiciels robots?

Ces quatre critères simples aideront les CFO à sélectionner les processus appropriés pour une automatisation par des logiciels robots.

Le volume est-il suffisant?

Le processus doit être assez répétitif et le volume d’activité assez élevé pour que les robots apportent un avantage.

Existe-t-il un risque d’erreur humaine?

Le processus doit être fixé par des règles et répétitif: ce sont les tâches dans lesquelles les êtres humains commettent le plus d’erreurs, des erreurs que les robots permettent précisément d’éviter.

Le processus est-il suffisamment standardisé?

Il doit s’agir de processus qui ne tolèrent qu’un nombre relativement réduit d’exceptions. Plus les exceptions sont nombreuses, plus l’implémentation sera lourde, et moins le robot sera efficace.

Le processus a-t-il besoin d’accéder à plusieurs systèmes?

Le robot doit pouvoir accéder à diverses informations et activités. Car le transfert manuel d’informations d’un système à un autre est très chronophage.

Contact

Thierry Mortier
Associé Advisory et expert Robotics chez EY
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